Chi è?
È la figura che coordina e si assicura che tutto nella giornata delle nozze si svolga nel migliore dei modi. Il wedding coordinator fa si che tutto proceda come hanno pianificato gli sposi, i quali potranno tirare un sospiro di sollievo e godersi appieno la loro giornata. Anche le coppie che hanno deciso di organizzare da sole il matrimonio possono quindi avere una soluzione last minute.
Che cosa fa?
Ovviamente il lavoro del wedding coordinator non si limita al servizio svolto in quella sola giornata. La collaborazione tra questa figura professionale e gli sposi puoi iniziare da un paio di mesi ad un paio di settimane prima dell’evento.
Durante una serie di incontri il wedding coordinator dovrà di reperire tutte le informazioni necessarie per pianificare il programma del giorno del matrimonio e, soprattutto, capire quali sono i desideri della coppia. In seguito contatterà tutti i fornitori coinvolti, effettuerà un’attenta ispezione nella location e stilerà una timeline dettagliata. Da questo momento in poi sarà il coordinatore, e non più gli sposi, a contattare i fornitori ed informarli circa eventuali modifiche o a definire i tempi per le consegne dei materiali.
In questo modo gli sposi potranno vivere serenamente le settimane che precedono il grande giorno, dedicandosi a loro stessi e godendosi attimi ed emozioni che mai più torneranno .
Durante il giorno del matrimonio, il wedding coordinator curerà in ogni minimo dettaglio tutta la regia dell’evento: sarà in prima linea, sempre attento nel supervisionare lo svolgimento dell’intera giornata. Controllerà che tutto si svolga nei tempi previsti, interverrà se dovessero esserci degli imprevisti trovando una soluzione adeguata e tempestiva.
Perché è importante scegliere il wedding day coordinator?
Tanti sposi vogliono organizzare da soli il loro matrimonio perchè lo vivono come un evento del tutto personale. Allo stesso tempo però, mano a mano che il giorno si avvicina, la gestione di tutte le dinamiche può diventare complicata e l’ansia sale alle stelle. È proprio a questo punto che entra in gioco fa figura professionale del wedding coordinator.
Dal momento in cui gli sposi scelgono questo servizio avranno un unico interlocutore per seguire il progredire dell’ organizzazione e non dovranno fare i conti con gli impegni e le telefonate che precedono il giorno del matrimonio.
E nel grande giorno? Lasciamo mamma, sorelle, amiche e amici liberi di vivere insieme agli sposi l’emozione di quel giorno, svincolandoli da qualsiasi incarico.
Come svolge il servizio Archievents?
- Per prima cosa occorre fare una chiacchierata con gli sposi, per farsi raccontare tutto quello che hanno organizzato fino a quel momento e capire quali sono le loro ansie principali. Questo punto è molto importante perchè lo scopo è far far loro “sentire” che possono rilassarsi e che andrà tutto bene.
- Dopo di che occorre fare un sopralluogo nelle varie locations del matrimonio, studiando i percorsi e analizzando eventuali criticità, per esempio problemi di traffico, strade chiuse, indicazioni fuorvianti ecc. Durante i sopralluoghi verranno calcolate anche le tempistiche medie per gli spostamenti.
- È necessario poi farsi consegnare una lista di tutti i fornitori fino ad ora coinvolti.
- È fondamentale farsi riferire da ciascuno di loro le tempistiche e sentire se hanno delle preoccupazioni e quali ritengono che siano i passaggi più difficili per il loro lavoro. È importante fare in modo che si crei subito un buon spirito di squadra. Il Wedding Coordinator non deve mai intralciare il lavoro dei vari professionisti e fornitori, nè sostituirsi a loro: ognuno ha le proprie competenze! Durante la cerimonia saremo noi il punto di contatto per tutta la squadra, perchè siamo a conoscenza delle tempistiche, delle difficoltà e dei compiti di tutti.
- Dopo queste operazioni preliminari iniziamo a studiare le possibili soluzioni, cercando di risolvere o almeno ridurre tutte le problematiche riscontrate.
- Presentiamo quindi agli sposi le nostre proposte, elaborate ad hoc.
- In base alla loro scelta e dopo un confronto costruttivo con gli sposi stiliamo il programma della giornata per poi passarlo a tutti i fornitori insieme alle informazioni e gli indirizzi utili.
- Infine si va in scena! Noi saremo presenti per tutta la durata dell’evento. Inizieremo con il seguire i lavori per gli allestimenti (a volte anche 1-2 giorni prima) e resteremo fin dopo il taglio della torta. Durante la giornata, controlleremo che tutto proceda come stabilito. Faremo in modo che gli orari siano rispettati e la macchina organizzativa funzioni alla perfezione. In caso di problemi fungeremo da filtro per evitare che le preoccupazioni i raggiungano gli sposi creando nervosismo e rovinandogli la giornata.