Un party per stupire gli ospiti
Come organizzare una festa di compleanno? Una domanda che ad alcune persone provoca un vero e proprio senso di ansia: organizzare nei minimi dettagli una festa non è mai semplice e il rischio di dimenticare qualche aspetto indispensabile è sempre alto. Per questo motivo è fondamentale organizzare con ordine e capire bene come procedere.
Una festa è composta da una moltitudine di aspetti ed è quasi impossibile gestirli tutti in autonomia. Pensare di organizzare una festa da soli vuol dire disporre di moltissimo tempo libero per curare ogni singolo dettaglio.
Chi non può permettersi di dedicare tempo a tutto ciò, può affidarsi ad un party planner che in maniera professionale penserà alle questioni logistiche ed organizzative a 360 gradi.
La festa è un’occasione per unire persone intorno alla celebrazione di un momento, è un fenomeno che nasce per ricordare un momento particolare, che sia la nascita di un bambino, una laurea, la pensione, o un’inaugurazione.
Definire da subito l’obiettivo della festa, aiuta a concentrare sforzi ed energie per renderla più riuscita e memorabile.
Perché questa festa? È un’occasione per fare una sorpresa, per ringraziare qualcuno, per riunire delle persone che non hanno mai occasione di vedersi, per promuovere un attività, per annunciare qualcosa di importante?
Una volta chiaro l’obiettivo l’organizzazione sarà più semplice.
Il tema della festa è il concetto principale intorno a cui ruota tutto: un fil rouge che resta sotteso sotto ogni elemento.
Senza dimenticare che quando si ha un tema di riferimento, è più facile scegliere tutto il resto: le decorazioni, il food, la musica, l’intrattenimento, il dress code ecc.
L’allestimento è un tema importantissimo: è la prima impressione, l’immagine che da subito caratterizza la festa e mette in chiaro la sua forza comunicativa.
Anche le luci fanno parte integrante dell’allestimento e del decoro, trasformano, colorano e creano atmosfera. Danno il massimo risultato nelle ore serali ma sono utili anche di giorno, per ravvivare ambienti un po’ trascurati o poco illuminati.
Non possono mancare le scenografie, oggetti a tema e grafiche personalizzate.
La location è il contenitore di tutta la festa ed è determinante per la sua riuscita.
La musica è sempre un collante speciale a cui si può abbinare un vocalist o un animatore di contatto che sappia far sciogliere i timidi e coinvolgere i più seri.
La musica non può mancare: è un elemento che fa divertire e crea atmosfera.
L’intrattenimento arricchisce e crea un’atmosfera gioiosa, fa vivere esperienze nuove, legami e interazione tra gli invitati.
In tema food. Oltre ai classici pranzo o cena, si può pensare ad una o più proposte diverse ad esempio brunch, aperitivo, grigliata, merenda, pizzata, degustazione, food truck.
Se è vero che il tema della festa è la sua anima, la comunicazione è senza dubbio il suo tono di voce. A seconda dell’occasione, del festeggiato e dell’obiettivo dell’evento, sono diverse le modalità con cui far parlare una festa, a partire dall’invito.
E necessaria po i una comunicazione adeguata durate tutto lo svolgimento della festa: per indicare le tempistiche, le aree in cui si svolgono le varie attività, gli spostamenti degli ospiti ecc.
Poi arriva un punto in cui la festa è finita ma la comunicazione continua!
Perché è il momento di ringraziare gli invitati e lasciare loro un ultimo ultimissimo ricordo.
Un’idea sempre indovinata è quella di un fotografo e videomaker professionisti per aumentare la qualità e lo stile di questi ricordi.
È una tradizione antica ma sempre valida, quella di prevedere un cadeau per ogni invitato che partecipa al party.
Anche il regalo segue la traccia e lo spirito del tema scelto per la festa.
Tipico esempio di un regalo da fare prima dell’inizio della festa è il Kit di benvenuto.
Si può consegnare all’entrata e dovrebbe contenere alcuni oggetti utili per godersi al massimo la festa.
Ci sono anche regali da consegnare durante la festa: servono più come premi/gratificazioni per le competizioni oppure come coccole agli invitati.
E infine, i regali finali che hanno il compito di ringraziare gli ospiti e far ricordare la festa in modo positivo ed emozionante come lo sono le bomboniere.
L’effetto wow è un qualcosa in più!
É un elemento extra che però cambia il corso e il ricordo del party amplificandolo e valorizzandolo, si tratta di un’idea inaspettata, qualcosa di insolito, che gli invitati non si aspettano: come lo possono essere una location spettacolare, uno show cooking live, una torta scenografica o un allestimento mai visto.
